Administrar um condomínio não é uma tarefa fácil, é como se fosse uma empresa com vários setores que precisa de dedicação por parte do síndico, devido à alta demanda de tarefas, muitas vezes, é preciso recorrer ao apoio das administradoras de condomínios. A maioria das pessoas não conhecem, mas existem empresas especializadas na gestão condominial. São empresas que dão suporte e auxilia o síndico na gestão, elas não substituem o trabalho dele, no entanto dão apoio para que as atividades fluam de forma mais satisfatória. A administradora de condomínios dará tranquilidade ao síndico, tendo em vista que as funções serão melhor distribuídas e caberá a ela cuidar das funções técnicas tributárias e legais que envolvem o dia a dia do condomínio. É muito importante conhecer quais as principais responsabilidades da administradora de condomínios.
São inúmeras as vantagens de ter se apoio administrativo entre elas o tempo ganhado pelo síndico para realizar outras atividades precisam de maior dedicação no empreendimento, ele não vai precisar se preocupar com a parte burocrática e administrativa de forma direta, nem com planejamento financeiro, ou folha de pagamento. É importante ressaltar que antes de realizar qualquer contrato é preciso saber se é uma empresa competente e responsável, para isso você precisa fazer uma pesquisa no mercado. Fique atento que vamos mostrar as principais vantagens de ter uma empresa como apoio na hora de administrar um condomínio e quais as responsabilidades da administradora de condomínios.
Quais as principais atividades de uma administradora de condomínios
Como foi dito anteriormente, antes de realizar qualquer contratação com empresas desse ramo, é preciso saber quais são as suas atribuições, o que ela terá que executar, bem como a competência da empresa e sua atuação no mercado. Veja a seguir as principais responsabilidades da administradora de condomínios:
Fazer a prestação de contas do condomínio
Os serviços contábeis serão terceirizados através da contratação de uma administradora de condomínio e existe a possibilidade também de contratar um sistema de gestão condominial. Porém isso não tira a responsabilidade do síndico na hora de efetuar a prestação de contas do condomínio aos moradores. Isso caberá a ele, independente da contratação de uma empresa que terceiriza o serviço. Ou seja, a maior responsabilidade será do síndico, no entanto o mesmo não ficará com a parte operacional. Essa é uma das principais responsabilidades da administradora de condomínios.
Fazer cobrança aqueles que não estão pagando Condomínio corretamente
Sabemos que existe a inadimplência, e é um dos maiores desafios do síndico. Essa questão afeta diretamente o aumento da taxa condominial, nessa perspectiva cabe ao síndico cobrar e acompanhar a situação financeira do condomínio, bem como pensar em formas que venham facilitar o pagamento daqueles que estão com a taxa atrasada. Nessa perspectiva a empresa administradora pode auxiliar ficando com a parte burocrática e podendo cobrar as taxas em atraso.
As administradoras de condomínio farão gestão financeira
Talvez a gestão financeira seja o principal motivo da contratação de ajuda especializada, tendo em vista que é uma das partes mais importantes que demandam tempo e cuidado. Nessa perspectiva, a administradora de condomínios ficará responsável por gerenciar o fundo de reserva do condomínio e cuidar das contas a pagar. Irá elaborar receitas e despesas. Vai assessorar prestação de contas bem como a previsão orçamentária. Fará o controle da inadimplência do condomínio fazendo as cobranças necessárias. Essa é uma das responsabilidades da administradora de condomínios que mais demanda tempo.
A administradora de condomínios cuidará da gestão de recursos humanos
Outra responsabilidades da administradora de condomínios, é a sua gestão de recursos humanos, é preciso ter uma boa equipe profissional competente e qualificada que tenha os seus direitos trabalhistas garantidos. Dessa forma, a empresa especializada vai dar suporte para elaborar folha de pagamento dos funcionários, irá armazenar e desenvolver os contratos de trabalho, e realizar os pagamentos dos encargos trabalhistas. A parte de recrutamento de novos funcionários também pode ficar a cargo da administradora, no entanto serão atividades adicionais, o que vai aumentar consequentemente o valor do contrato com a administração.
As principais funções na gestão jurídica por parte da administradora de condomínios
Uma das partes mais demoradas de uma administração é a jurídica. A administradora de condomínios entra com o importante papel de oferecer assessoria ao síndico e o deixar mais tranquilo nesse quesito. Em caso de inadimplência, a empresa oferecerá suporte jurídico, tendo em vista que a mesma possui o conhecimento necessário para entrar com uma cobrança judicial de forma rápida antes que o problema ganhe grandes proporções. O apoio nesse ponto é de extrema importância e dará tranquilidade ao síndico que possui como aliado, uma empresa responsável.
Atribuições na gestão administrativa
A parte burocrática também terá como responsável a empresa administradora de condomínios, ações como emitir ou enviar boletos para pagamento, e toda a parte de organização de documentos do condomínio, bem como a organização de pastas e prestação de contas, e as obrigações fiscais e contábeis. Vale ressaltar que o síndico não está totalmente isento de suas obrigações, ele precisa estar atento a tudo que está sendo realizado para ficar a par da situação e tomar as atitudes necessárias no que tange às suas atribuições.
Vantagens da contratação de uma administradora de condomínio
Antes de mais nada é preciso estar ciente da empresa a ser contratada, é preciso analisar antes de fechar contrato. O fato é que contratando uma empresa especializada o síndico terá inúmeras vantagens e benefícios como; melhor controle da inadimplência, tendo em vista que terá alguém para cuidar das cobranças e fazer o controle de pagamentos. O mesmo terá mais tempo para focar em outras demandas que precisam de uma dedicação maior. Vai contar com o auxílio de uma empresa especializada nas questões contábeis e burocráticas, não tendo que perder tempo com um assunto que não é da sua competência. As administradoras conseguem fazer acordos melhores com os bancos, o que faz reduzir bastante as taxas bancárias, o que é bastante benéfico para o síndico. E uma das maiores vantagens é a redução de despesas, pois uma boa administração causa a diminuição do preço da taxa condominial.
Desvantagens da contratação de administradora de condomínios
É importante ressaltar que existem desvantagens quando se contrata esse tipo de empresa. Haverá um gasto mensal para o condomínio no que diz respeito à taxa de contratação. O síndico não terá controle total sobre as finanças bancárias do condomínio, por isso a empresa tem que ser séria e comprometida. Há o risco de contratar uma empresa que não seja tão transparente quanto às taxas cobradas, o que pode se tornar um problema, existe também o risco eminente de condomínio sofrer fraudes ou desvios de dinheiro com processos e irregulares. Por isso, ao contratar uma administradora estude muito bem os prós e os contras e faça a escolha de uma empresa séria e reconhecida, a fim de diminuir as chances de ter problemas mais sérios.
Rinaldo Câmara
Sócio-Diretor na LSC Administradora.
Atua há mais de 19 anos na administração de condomínios através de uma gestão estratégica e assertiva. Atua também como sindico profissional, administrando, gerenciando equipes e treinando profissionais da área.
