Assembleia Virtual e aumento de quórum de moradores

Devido à pandemia do covid-19, medidas para conter sua transmissão foram criadas, e a tecnologia se fez ainda mais presente no cotidiano das pessoas, fornecendo algumas alternativas como é o exemplo da assembleia virtual que permite a participação dos interessados de forma virtual, porém mantendo a mesma validade, e apresentando ainda mais vantagens. 

A assembleia virtual apresenta diversos benefícios como a participação maior dos interessados, discussões mais objetivas, decisões com maior participação e consequentemente mais favoráveis, decisões mais transparentes, pois os moradores podem acompanhar, entre outros. Se você quer saber mais sobre a assembleia virtual não deixe de ler o artigo.

Como funciona a assembleia virtual?

A assembleia virtual tem os mesmos princípios e protocolos da assembleia presencial, mas ela acontece de forma digital. Dessa forma, inicialmente os organizadores estruturam a assembleia, escolhem a plataforma e definem o que é necessário. Posteriormente, participantes se cadastram na plataforma e depois recebem todas as informações necessários como o link de acesso e horário da assembleia.

Além disso, durante a assembleia, o síndico e moradores podem falar, realizar votações, trocar informações, discutir temáticas relevantes.

Por fim, a assembleia virtual pode ficar gravada para que os moradores que não assistiram possa ter acesso, e até mesmo para que os moradores que participaram possam reassistir.

Vantagens da assembleia virtual 

• Maior participação dos moradores: devido à flexibilidade do ambiente virtual, que pode ser acessada por diferentes dispositivos, a participação dos moradores na assembleia virtual aumentou, segundo a Sindiconet a participação presencial dos moradores nas assembleias era de 15%, já na assembleia virtual chega até 80% de participação dos condôminos. Além disso, as votações têm maior adesão, visto que podem ficar abertas pelo tempo que for necessário;
• Convivência melhor entre os condôminos: quando ocorre as votações, a maioria vence, desse modo, com o aumento da participação dos moradores devido às facilidades proporcionadas pela assembleia virtual, as decisões geram menos insatisfações, pois a maioria participou dela, e com isso a colaboração e convivência melhoram;
• Os custos da assembleia virtual são menores, pois, o principal  gasto é apenas com a plataforma;
• As discussões são mais objetivas: por ocorrer online, a assembleia virtual é mais objetivas, e os condôminos podem discutir, propor uma ideia e votar de forma organizada e objetiva;
• As decisões são mais transparentes: algumas plataformas onde ocorrem a assembleia virtual, possibilitam o acesso irrestrito as votações e atas de discussões, assim como, o envio do resumo diário aos moradores cadastrados; 
• Validade jurídica para votações e discussões: a plataforma onde ocorre a assembleia virtual deve ter validade jurídica, e funcionar através da proxy voting, que é uma procuração com intenção de voto que tem a finalidade de evitar fraudes nos resultados das votações e discussões.

Como fazer assembleia virtual?

Inicialmente, a assembleia virtual deve obedecer a alguns critérios para ser válida, incluindo:

1. Não ser proibida em Convenção Condominial, ou seja, no conjunto de normas do condomínio. Mas, o síndico pode propor uma mudança na convenção para integrar essa possibilidade;
2. É necessário ter adesão de todos os envolvidos, assim como a capacitação e treinamento. Além disso, o síndico deve se atentar a dificuldade tecnológica apresentada por alguns moradores e garantir que isso não seja um problema.

Após isso, é importante utilizar uma plataforma para fazer a assembleia virtual, e garantir que a mesma seja a prova de fraudes, que realize o controle das procurações e permita a auditoria de votos.

Por fim, deve ocorrer o cadastro do condomínio e dos moradores na plataforma, e em seguida a convocação válida de todos os moradores e disponibilizar o acesso aos participantes, com informações de horário de início, duração e período que a votação ficará disponível. Feito isso, a assembleia virtual poderá ocorrer e será válida.

Como fazer assembleia virtual?

Para fazer a assembleia virtual é necessário ter uma plataforma segura e válida, para garantir auditoria de votos, controle das procurações e evitar possíveis fraudes.

Feito isso, todos os participantes devem se cadastrar na plataforma e os organizadores deverão conceder todas as informações necessárias como link de acesso, horário de início.

Além disso, os organizadores devem estruturar a assembleia virtual, e seguir os mesmos protocolos e princípios da assembleia presencial. 

Pode ser feita reunião de condomínio durante a pandemia?

Sim, durante a pandemia pode ocorrer reuniões de condomínio híbridas, virtuais e presenciais desde que não haja nenhum impedimento como decretos e sigam todos os protocolos como uso de máscara, álcool em gel, distanciamento social e o local onde ocorrerá a reunião deverá ser ventilado. 

Mas, devido à pandemia do covid-19 e os riscos trazidos por ela, a recomendação é que as reuniões de condomínio ocorram de forma virtual, além de evitar uma transmissão de covid-19 maior, existem muitos benefícios trazidos pela assembleia virtual. 

Qual o custo de uma assembleia virtual?

O custo da assembleia virtual é menor que a assembleia presencial. 

Anualmente, a contratação de uma plataforma ficaria em torno de 1.800,00 reais.

Como registrar ata de assembleia virtual?

Inicialmente, é necessário que os participantes assinem o documento através de meio eletrônico ou meio físico. Em seguida, o secretário deverá transcrever a ata virtual, assinar, o presidente da assembleia também deverá assinar e anexar todos os documentos virtuais, com ênfase das assinaturas dos participantes.

Por fim, a ata deverá ser registrada em cartório.

Após a pandemia esses recursos tecnológicos continuarão sendo utilizados?

A tecnologia faz parte do cotidiano das pessoas antes mesmo da pandemia, e devido ao covid-19 e todas as medidas restritivas necessárias, seu uso aumentou e se tornou cada vez mais importante e facilitador para seus usuários.

A assembleia virtual não se mostrou apenas eficaz e válida, mas também demonstrou as diversas vantagens desse novo recurso como a maior adesão e participação dos moradores, objetividade na assembleia e discussões, decisões favoráveis para um maior número de moradores, pois participam ativamente das mesmas, assim como decisões mais transparentes que podem ser acompanhas pelos participantes.

Sendo assim, é possível que após a pandemia os recursos tecnológicos continuem a ser usado, devido aos múltiplos benefícios trazidos para todos os envolvidos.